ГК FIBA Retail ускорила процесс найма с помощью сервиса электронного документооборота

Компания перевела в электронный формат сразу несколько
ключевых кадровых процессов: найм, увольнение, перевод, оформление отпусков и
дисциплинарных взысканий, сообщает cnews.ru.

FIBA — международная группа компаний, работающая в 12
странах мира. На территории России компания FIBA Retail по франшизе оперирует
магазинами fashion-ритейлеров — Marks & Spencer, Gap и Banana Republic.

В результате реализации проекта в региональных магазинах
сети удалось сократить время подписания документов более чем на 90%, а также
значительно снизить трудозатраты торгового персонала и кадровой службы.

Проект запустили в апреле 2020 года, когда большая часть
сотрудников холдинга перешла на удаленный режим работы. В первую очередь
автоматизировали представительства в регионах — всего 19 магазинов в 12
городах.

Результатом проекта стало ускорение подписания кадровых
документов по всей сети. Раньше документ формировали в 1С и отправляли
электронной почтой в магазин, где его распечатывали, подписывали у сотрудника и
пересылали с курьером обратно в головной офис — весь процесс мог занимать до
2,5 недель. Сейчас оформление нового работника происходит день в день. Нужные
документы создаются в 1С, загружаются в HRlink, затем сотрудник и его
руководитель по СМС получают ссылку, пройдя по которой, в личном кабинете
сервиса мгновенно подписывают документы при помощи усиленной
неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).

В компании также отмечают сокращение трудозатрат
сотрудников. Теперь работникам торговых залов не требуется приезжать в офис,
директора магазинов высвободили время, которое тратили на оформление персонала,
а менеджеры отдела кадров быстро подписывают любое количество документов. Кроме
того, FIBA Retail планирует уменьшить затраты на курьерские отправления в
регионы.

Решение масштабируют на все магазины сети и расширят
функциональность — через HRlink работники будут оформлять справки о доходе и
расчетные листы. Также компания интегрирует сервис с корпоративным порталом для
взаимодействия с каждым сотрудником напрямую, что затруднительно из-за
географической удаленности торговых точек.

«Для крупных холдингов с распределенной структурой особенно
важно наладить прямую коммуникацию со всеми сотрудниками. HRlink в связке с
корпоративными сервисами станет не только надежной платформой для управления
документами, но и позволит сформировать у работников целостное представление о
компании, повысить их лояльность и, в итоге, укрепить позиции HR-бренда», —
комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию бизнеса HRlink.

источник riamoda.ru